Waarom stellen we te weinig vragen?

In ons werk valt het op dat collega’s binnen teams en organisaties elkaar nog veel te weinig (juiste) vragen stellen. Veel vaker heeft men direct al een oordeel. Hierdoor blijft veel onbesproken dat juist had kunnen bijdragen aan de analyse. Met miscommunicatie, conflicten of zelfs de verkeerde oplossing tot gevolg. Hoe komt het dat mensen over het algemeen weinig vragen stellen? En hoe kan 0 Entropy jouw team of organisatie hierbij helpen? Om te beginnen kunnen we als het op vragen stellen aankomt nog veel van jonge kinderen leren.

 

Waarom kinderen het afleren om vragen te stellen
Als kinderen een jaar of 3 zijn, proberen ze meer grip op de wereld te krijgen. In plaats van een focus op ‘wat is dat?’, gaan ze ook vragen ‘waarom is dat?’. Door deze behoefte aan een dieper begrip van de wereld om hen heen, leren kinderen gedachten om te zetten in vragen en vragen te formuleren. Hoe meer ze zich hardop afvragen waarom dingen zijn zoals ze zijn, hoe meer ze leren.

Helaas wordt dit stellen van vragen ons afgeleerd naarmate we ouder worden. Dat komt onder andere door ons onderwijssysteem, maar ook door organisatie van onze hele maatschappij. Die is namelijk gericht op het belonen van antwoorden, niet op het belonen van goede vragen. Het gezegde ‘Eén gek kan meer vragen dan duizend wijzen kunnen antwoorden’, is wat dat betreft veelzeggend. En dat is zonde! Op elke leeftijd is het stellen van de juiste vragen van hele grote waarde. Doe ons maar meer van die gekken! Albert Einstein zag dit lang geleden al in. We kennen hem als de briljante wetenschapper, maar één van zijn belangrijkste ‘ontdekkingen’ was misschien wel de volgende:

 

‘If I had an hour to solve a problem and my life depended on it,
I would use the first 55 minutes determining the proper questions to ask.’

 

Makkelijk gezegd, zou je nu kunnen denken. Ongeveer honderd jaar geleden, toen Einstein deze uitspraak deed, werden mensen nog niet blootgesteld aan een onophoudelijke stroom van prikkels. Tegenwoordig maakt technologie het mogelijk dat informatie razendsnel kan worden gevonden en gedeeld, wat een groot deel van onze aandacht in beslag neemt. Hierdoor nemen we geen tijd en ruimte om problemen goed op te lossen. Er is vaak geen extra tijd of geld om fouten te herstellen. We willen het liefst zo snel mogelijk een oplossing vinden en weer verder naar het volgende probleem. Zo blijven we bezig met ‘brandjes blussen’. Want lang nadenken over een vraag in plaats van over een oplossing lijkt niet efficiënt. Er wordt liever gekozen voor een snelle oplossing: tijd is tenslotte geld. Maar het advies van Einstein zou nu meer dan ooit opgevolgd moeten worden. Als namelijk alle tijd die besteed wordt aan het bedenken van een slechte oplossing ingezet zou worden voor het stellen van de juiste vraag, levert dat uiteindelijk veel meer waarde op.

 

Wat is het probleem met snelle oplossingen?
Door voor snelle oplossingen te kiezen, blijven problemen ontstaan die er niet zouden hoeven zijn. Wanneer je medewerkers steeds van probleem naar probleem werken, worden ze blind voor het grotere probleem waar deze kleine probleempjes uit voort komen. Het onderliggende probleem blijft onopgelost. Hierdoor gaat veel productiviteit verloren en werkt je team of organisatie inefficiënt. Dit verlies van energie noemen wij Culturele Entropie. Een hoge entropie heeft nadelige gevolgen voor je organisatie, waaronder een lage medewerkersbetrokkenheid en productiviteit. Daarom is het van belang om oplossingen te zoeken om deze entropie te verlagen. Eén van die oplossingen is het stellen van betere vragen binnen je team en organisatie.

 

Wat levert het stellen van vragen op?
Door de juiste vragen te stellen vind je precies de juiste informatie. Informatie die je nodig hebt om de juiste beslissingen te maken. Die verhogen de productiviteit en efficiëntie. Het bespaart uiteindelijk veel meer tijd, omdat er geen kleinere brandjes meer geblust hoeven te worden. Door samen met je team of organisatie tot de kern van een probleem te komen, kun je de entropie dus verlagen.
De geschiedenis liegt er niet om: het stellen van de juiste vragen is essentieel. Albert Einstein vroeg zichzelf ooit af hoe het universum eruit zou zien als hij op een lichtstraal mee zou reizen. Deze vraag leidde tot zijn grote doorbraak, de relativiteitstheorie. In Thomas Edison werd niet veel potentie gezien door zijn leraren; hij werd zelfs van school gestuurd omdat hij teveel vragen stelde. En Martin Cooper, de bedenker van de mobiele telefoon, vroeg zich ooit af waarom we eigenlijk naar een bepaalde plek moeten bellen, terwijl we een bepaald persoon willen bereiken. Kon dat niet makkelijker? Kortom, grote innovaties vinden plaats waar veel en goed overwogen vragen worden gesteld.

 

Waarom stellen mensen dan zo weinig vragen?
Maar als het stellen van vragen dan zoveel oplevert, waarom gebeurt dat dan zo weinig? Ten eerste kost het meer denkvermogen en energie om een goede vraag te bedenken dan om voor de makkelijke, snelle weg te gaan. In het citaat van Einstein wordt duidelijk dat hij het liefst ruim 90% van de tijd besteedt aan het bedenken van een goede vraag. Daarnaast durven mensen zichzelf geen vernieuwende vragen te stellen, omdat ze de neiging hebben om vast te houden aan hun waarden. Ze zijn bang om gezien te worden als onwetend, onzeker of zelfs dom. Maar niemand heeft alle wijsheid in pacht. Alleen als een directeur, manager of andere leidinggevende vragen blijft stellen aan de medewerkers, komen er meer waardevolle ideeën naar boven dan hij ooit in zijn eentje had kunnen bedenken. En andersom werkt het ook zo. Medewerkers worden geacht de organisatie naar een hoger niveau te tillen, maar dit kan niet zonder kritisch te zijn en dus de juiste vragen te stellen.

Bij 0 Entropy volgen we de wijze raad van Einstein op. Wij moedigen de medewerkers van onze opdrachtgevers aan om meer vragen aan elkaar te stellen. Vragen over het werk, maar vooral ook over elkaar. Hoewel ze een groot gedeelte van hun tijd met elkaar doorbrengen, kennen ze elkaar vaak niet goed op persoonlijk vlak. Onze 2- en 3-daagse teamdagen brengen daar verandering in. Deelnemers wordt gevraagd een voorwerp mee te nemen, waarmee duidelijk wordt wie ze zijn en wat ze belangrijk vinden in het leven en het werk. Zo weten teamleden elkaar zelfs regelmatig te verrassen.

Vervolgens gaan we samen op zoek naar de kern van de vraag binnen het team of de organisatie. Het Organisatie Waarden Onderzoek helpt om deze vraag – of beter nog vragEN – in kaart te brengen. En vanuit dit startpunt gaan we voor 0% entropie. Samen!